Kata
Pengantar
Puji
syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas karunia-Nya
penulis dapat menyusun makalah ini dengan baik. Administrasi perkantoran dewasa
ini telah berkembang pesat seiring perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi.
Makalah
ini disusun dengan bahasa yang lugas, sistematis, komperhensif dan terpadu.
Dengan pendekatan tersebut diharapkan pembaca makalah ini akan memperoleh
pemahaman yang lebih luas dan mendalam.
Penulis
menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan. Kritik dan saran yang
bersifat membangun sangat penulis harapkan untuk menyempurnakan makalah ini.
Singkawang,
25 Agustus 2014
Penulis
DAFTAR
ISI
COVER DEPAN I
KATA PENGANTAR II
DAFTAR ISI III
BAB I PENDAHULUAN 1
1.1. Latar
Belakang 1
1.2. Rumusan
Masalah 2
1.3. Manfaat
Penulisan 3
BAB II PEMBAHASAN 4
2.1. Pengertian
Administrasi Perkantoran 4
2.2. Unsur-Unsur
Administrasi Perkantoran 4
2.3. Tujuan
Administrasi Perkantoran 6
2.4. Fungsi
Administrasi Perkantoran 6
2.5. Kegiatan
Administrasi Perkantoran 7
2.6. Sasaran
Administrasi Perkantoran 8
BAB III PENUTUP 11
3.1. Kesimpulan 11
3.2. Saran 11
Daftar Pustaka 12
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar
Belakang
Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan
administratif yang dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan
alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang bersangkutan. Administrasi
perkantoran merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang berfungsi sebagai
pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dalam
bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.
Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha
perkantoran. Faktor pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit
kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata usaha perkantoran adalah suatu
kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di
setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan
tata-usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya. Namun
keduanya mempunyai peran sama dalam hal pelayanan yaitu:
1) pelayanan
terhadap pelaksanaan kegiatan operatif atau tugas pokok organisasi pada
umumnya, dan pelayanan manajemen pada khususnya,
2) pengumpulan,
penyediaan dan penyajian keterangan-keterangan (data dan informasi) bagi manajemen
guna mengambil putusan,
3) membantu
kelancaran tugas dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat
dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan
administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran
pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.
Fungsi perkantoran secara umum adalah sebagai pusat
pemikiran, pusat administrasi (pelayanan) dan pusat data dan informasi. Dengan
fungsi demikian itu maka perkantoran berperan besar dalam membantu proses
pencapaian tujuan organisasi.
Untuk melaksanakan fungsi perkantoran secara baik
dan berdaya guna ada empat macam kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran.
Empat kegiatan tersebut adalah kegiatan pencatatan, kegiatan pengelompokan,
kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi. Kegiatan pencatatan dan kegiatan
pengelompokan bersifat kegiatan keterampilan yang dilakukan oleh
pegawai-pegawai golongan I dan II (pegawai negeri sipil), sedangkan kegiatan
komunikasi dan kegiatan manipulasi bersifat manajerial yang dilakukan oleh
setiap manajer pada semua tingkat. Meskipun demikian kegiatan-kegiatan tersebut
dimaksudkan untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar kepada orang/badan/instansi
yang berkepentingan.
Produk perkantoran yang akan menjadi barang berharga
bagi penerima layanan adalah surat-surat dalam segala bentuk dan jenis,
formulir untuk berbagai macam keperluan sebagai sarana kelancaran dalam
tata-persatuan dan produk sampingan berupa arsip.
Arsip beserta data harus ditangani secara
sungguh-sungguh karena sifatnya yang senantiasa bertambah jumlahnya dan karena
manfaatnya terhadap manajemen dalam rangka pengambilan keputusan yang tepat.
Klasifikasi arsip sehubungan dengan sistem penyimpangan ada empat macam yaitu:
tidak penting, bermanfaat, penting dan sangat penting. Agar terdapat efektifitas
dan efisiensi yang konsisten, perlu diadakan program penyusutan arsip secara
terpadu.
1.2.
Rumusan
Masalah
1.
Unsur apa sajakah yang terdapat dalam administrasi
perkantoran?
2.
Apa tujuan dari administrasi perkantoran?
3.
Fungsi apa yang terdapat dalam administrasi
perkantoran?
4.
Kegiatan-kegiatan dalam administrasi perkantoran?
5.
Apa saja sasaran yang akan dicapai oleh dalam
administrasi perkantoran?
1.3.
Manfaat
Penulisan
1.
Untuk menambah wawasan mengenai administrasi perkantoran.
2.
Sebagai bahan masukan yang dapat dijadikan dasar tujuan perusahaan
dapat tercapai.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1.
Pengertian
Administrasi Perkantoran
Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang
bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan
penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan
keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan
organisasi.
Administrasi
perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan
kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran
atau pekerjaan ketatausahaan.
Tidak
tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan
ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif,
menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat
perkembangan kemajuan organisasi.
2.2.
Unsur-Unsur
Administrasi Perkantoran
1)
Unsur Pengorganisasian
Unsur Pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk
menyusun suatu kerangka dari organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat
untuk setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai segala tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
2)
Unsur Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan
menggunakan seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerjasama yang telah
ditetapkan bersama bisa benar benar tercapai.
3)
Unsur Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang
berfungsi untuk menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak agar
terjalinnya proses kerjasama.
4)
Unsur Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur
dan mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama/dalam sebuah kantor.
5)
Unsur Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan
dalam usaha kerjasama.
6)
Unsur Perbekalan
Perbekalan
merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pemakaian, mendaftar,
mengadakan, mengatur dan memelihara sampai dengan menyingkirkan/melenyapkan
seluruh perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor.
7) Unsur Tata Usaha
Tata usaha
merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim,
dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
8)
Unsur
Perwakilan
Unsur Perwakilan
merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menciptakan sebuah
hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari masyarakat
sekitar tempat usaha/perusahaan.
2.3.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Tujuan
administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:
1. Menerapkan dan mengembakan kemampuan
berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan
norma dan lingkungan masyarakat.
2. Menerapkan dan mengembangkan
kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan
efisien.
3. Menerapkan dan mengembangkan
kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi
tugas yang menjadi tanggungjawabnya.
4. Menerapkan dan mengembangkan
kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur
untuk mendukung tugas pokok lembaga.
5. Menerapkan dan mengembangkan
pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.
6. Menerapkan dan mengembangkan
kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat
dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.
2.4.
Fungsi Administrasi Perkantoran
Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung
administrasi perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis,
fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih jelasnya simak uraian
berikut.
1.
Fungsi Rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan
pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2.
Fungsi Teknis
Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan
pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.
3.
Fungsi Analisis
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang
membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif desertai kemampuan mengambil
keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.
4.
Fungsi Interpersonal
Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang
membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan
keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti
mengoordinasi tim.
5.
Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan
perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.
2.5.
Kegiatan Administrasi
Kegiatan administrasi perkantoran
adalah bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang
administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif &
memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.
Kegiatan Administrasi Perkantoran
antara lain :
1. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan kantor
2. Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh
yang membutuhkan
3. Pengadministrasian seluruh kegiatan
4. Menginventarisasi peralatan kantor
2.6.
Sasaran
Adminitrasi Perkantoran
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu
pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian,
sasaran Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti
yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :
1.
Ruang
perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan
ruang, pemanasan dan peredaran udara, pendinginan udara, pantulan suara,
lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, faktor keselamatan, pemindahan
kantor, perubahan-perubahan, pemeliharaan.
2.
Komunikasi
(Communication)
Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan
pesuruh, telepon, susunan kabel, sistem telepon antar kantor, papan
pengumumman, pelayanan terima tamu.
3.
Kepegawaian
Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan,
latihan, pengujian, kenaikan pangkat, pergantian, sistem saran, keterlambatan,
wawancara pemberhentian, fasilitas ruang, semangat kerjasama dan disiplin.
4.
Perabotan
dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja,
kursi, meja panjang, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan
fungsional, perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan dan
penempatan rak dan perabotan perpustakaan.
5.
Peralatan
dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi mesintik, mesin hitung,
perlengkapan kirim surat dan lain-lain perkantoran, perlengkapan kebersihan, pemeliharaan
dan perbaikan, penilaian peralatan dan mesin baru.
6.
Perbekalan
dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang
keperluan tulis, kertas surat, formulir, perbekalan kebersihan, perbekalan
penggandaan, penilaian perbekalan baru.
7.
Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan
perkantoran, pengukuran hasil kerja tulis, penjadwalan prosedur rutin.
8.
Warkat
(Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir,
perancangan formulir, pelayanan surat- menyurat, pola surat, peninjauan
surat-menyurat, pusat pengetikan, (Typing rools), metode pelaporan, jadwal
penyimpanan, praktek kearsipan dan penyimpanan.
9.
Kontrol
Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan
organisasi, pemusatan atau pemencaran pelayanan, perencanaan anggaran, perkiraan
(Forecasting), pedoman petunjuk kerja, latihan pemindahan tugas, dan Analisis
tugas pekerjaan.
Namun selain yang di atas, ada dua pandangan
mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian
administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu
terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip- prinsip,
diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan
negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang
yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa
sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan sukses
melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan
asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh
kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam
melaksanakan tugasnya.
BAB
III
PENUTUP
3.1.
Kesimpulan
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian
kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan,
mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai
pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat
dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan
administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran
pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat
tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan
pekerjaan operatif, menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh
pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.
3.2.
Saran
Saat ini ketika persaingan semakin
ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi
dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting
dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup
di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif
terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi
terus lebih baik.
DAFTAR
PUSTAKA
v Soesanto Slamet. 1995. Administrasi Kantor. Jakarta.
v Sugandha Danna. 1986. Manajemen Administrasi. Suatu
Pendekatan Sistem Dalam Manajemen Perkantoran. Bandung : Sinar Baru.
v Haryadi Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung : Sinar Baru.
sangat jelas sekali
BalasHapus