BAB
I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar
Belakang
Pengertian “administrasi” (Bel:
administratie) seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai
kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis-menulis belaka.
Administrasi dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses karja-sama yang
telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan
pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan
melalui dan dengan orang lain.
“Kantor” dapat dilihat dalam artian
statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa
gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan.
Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat
struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota
organisasi yang bersangkutan.
Manajemen perkantoran atau
administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan
pengkoordinasian manusia, bahan -bahan, mesin-mesin, metoda, perlengkapan,
peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan
dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Pekerjaan kantor merupakan fungsi
pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya.
Administrasi perkantoran meliputi
kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu,
pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan
keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.
Administrasi perkantoran ditinjau
dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran
dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk
pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan
organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management.
Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif.
Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian,
memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen,
mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu
jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang
efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan
kantor.
Kantor adalah laksana otak, dimana
para manajer dan pimpinan mengendalikan seluruh kegiatan organisasi dan
pekerjaannya. Dengan demikian, kantor memerlukan manajemen yang baik supaya
berjalan efektif. Cara mengelola kantor tidak hanya diperlukan para sekretaris
dan tenaga administrasi yang sehari-harinya duduk di kantor, melainkan juga
para kepala bagian keuangan, pemasaran, atau produksi, karena mereka memimpin
kantor.
1.2.
Rumusan
Masalah
1. Apa
yang dimaksud dengan Administrasi Perkantoran?
2. Unsur-unsur
yang terkandung di dalam Administrasi Perkantoran?
3. Tujuan
apa yang akan dicapai dalam Administrasi Perkantoran?
4. Fungsi
apakah yang terdapat dalam Administrasi Perkantoran?
5. Kegiatan
apa saja yang ada dalam Administrasi Perkantoran?
6. Apa
saja yang termasuk sasaran Awal Administrasi Perkantoran?
1.3.
Tujuan
Penulisan
Untuk mengetahui lebih luas tentang
administrasi perkantoran serta untuk menambah wawasan khususnya bagi penulis
dan bagi pembaca umumnya.
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1.
Pengertian
Administrasi Perkantoran
Secara etimologis, administrasi berasal
dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan
ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa
administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang
bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s
Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to
manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992:
2-3).
Kata administrasi juga berasal dari
bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat,
surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang
bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988:
2) Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public
Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat
pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang
besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980)
menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama
mencapai tujuan tertentu. William H. Newman (dalam Administrative Action The
Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai
pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok
orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama.
Sondang P.Siagian (dalam Filsafat
Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses
kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu
Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya
manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
Dalam kepustakaan banyak dirumuskan
definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office Management) oleh para ahli.
Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi
perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi,
dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal.
2.2.
Unsur-unsur
Administrasi Perkantoran
Kaliski dalam Departemen Kehutanan
(1996), mengartikan administrasi sebagai manajemen operasi, atau salah satu
fungsi manajemen untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi, dan
mengawasi fungsi-fungsi manajemen yang lain. Fungsi administrasi adalah tugas
yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin atau manajer. Karena itu seorang
pemimpin atau manajer sering pula disebut dengan istilah administrator.
Sedangkan untuk unsur – unsur yang
ada dalam suatu administrasi perkantoran tersebut baik berupa faktor
situasional dan kondusional maupun sumber daya-sumber daya tertentu, menurut
Surakhmad (1994) menyebutkan sebagai berikut:
1. Organisasi,
yang akan menjadi wadah/wahana, struktur dan rangka dasar (frame work) dari
administrasi.
2. Lingkungan,
yaitu yang mengelilingi administrasi “berada” di dalam organisasi terdiri atas
berbagai lapisan antara lain: geografis, fisik, biologis (flora, fauna),
sosial, budaya, ekonomis, psikologis, politik dan teknologis.
3. Situasi,
yaitu seperangkat faktor-faktor lingkungan yang secara langsung atau tidak
langsung mempunyai pengaruh terhadap per keadaan, perkehidupan dan gerak –
gerak administrasi ( organisasi ).
4. Lokasi,
yaitu bagian dari lingkungan yang terdiri atas semua faktor yang mempunyai
relevansi (hubungan kepentingan) dengan administrasi (organisasi) dan mempunyai
arti letak dengan diukur menurut jarak transportasi dan komunikasi.
5. Wilayah
operasi
6. Mesin
dan peralatan (equipment), terdiri atas semua barang modal yang merupakan “hardware”
dari administrasi (organisasi).
7. Program
– program usaha ( software dan mission ), terdiri atas peraturan -peraturan dan
prosedur – prosedur konstitusional yang merupakan kerangka dan rangka dasar
berpikir dan berusaha.
8. Legitimitas,
yaitu kekuatan sosial, politik-yuridis yang berasal dari undang-undang.
9. Pimpinan
10. Personil
2.3.
Tujuan
Administrasi Perkantoran
Tujuan
administrasi perkantoran adalah sebagai berikut:
1. Menerapkan dan mengembakan kemampuan
berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan
norma dan lingkungan masyarakat.
2. Menerapkan dan mengembangkan
kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan
efisien.
3. Menerapkan dan mengembangkan
kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi
tugas yang menjadi tanggungjawabnya.
4. Menerapkan dan mengembangkan
kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur
untuk mendukung tugas pokok lembaga.
5. Menerapkan dan mengembangkan
pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.
6. Menerapkan dan mengembangkan
kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat
dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.
2.4.
Fungsi
Administrasi Perkantoran
Menurut
Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu
fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi
manajerial. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut
:
1.
Fungsi rutin
Fungsi
rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan.
2.
Fungsi teknis
Fungsi
teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan
keterampilan perkantoran yang memadai.
3.
Fungsi analisis
Fungsi
analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan
pembelian barang.
4.
Fungsi interpersonal
Fungsi
interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis
sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang
berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasi tim.
5.
Fungsi manajerial
Fungsi
manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,
pengukuran, dan pemotivasian.
2.5.
Kegiatan
Administrasi Perkantoran
Kegiatan
kantor di setiap perusahaan berbeda antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang
ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan
perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari
kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran
(office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan
perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controling)
atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini.
1.
Perencanaan Perkantoran (office planning)
Perencanaan
perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor dengan cara meninjau
kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran meliputi:
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunikasi
2. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian
perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi denga
pelaksanaan yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi:
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam
organisasi/ perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik denga atasan
ataupun bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai
denga jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
3. Pengarahan perkantoran (office actuating)
Pengarahan
perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi
kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan
serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan
perkantoran meliputi:
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan
terhadap bawahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi
terhadap bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah
ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan,
agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat bejalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji
kepada karyawan
4. Pengawasan Perkantoran (office controlling)
Pengawasan
perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah
direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.
Objek
pengawasan perkantoran meliputi:
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Waktu
5) Biaya perkantoran
2.6.
Sasaran
Administrasi Perkantoran
Sasaran yang terkena oleh rangkaian
kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice work) Walaupun
demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi
cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :
1.
Ruang
perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi
perkiraan kebutuhan ruang, pemanasan dan peredaran udara, pendinginan udara,
pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, faktor
keselamatan, pemindahan kantor, perubahan-perubahan, pemeliharaan.
2.
Komunikasi
(Communication)
Komunikasi meliputi pengiriman
surat, pelayanan pesuruh, pipa hantaran, telepon, susunan kabel, pendiktean
telepon, sistem telepon antar kantor, telegraf dan pelayanan kawat, telex,
faximiles, papan pengumumman, pelayanan terima tamu.
3.
Kepegawaian
Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi
pemilihan, perkenalan, latihan, pengujian, kenaikan pangkat, pergantian, sistem
saran, pengerahan pegawai, keterlambatan, persoalan mangkir, wawancara
pemberhentian, fasilitas ruang makan siang, semangat kerjasama, disiplin;
pensiun, pengaduan.
4.
Perabotan
dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi
meja kerja, kursi, meja panjang, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi,
perabotan fungsional, perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan,
perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan penempatan rak, cagak pakaian, perabotan
perpustakaan, penilaian perlengkapan baru.
5.
Peralatan
dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi
mesintik, mesin tambah, mesin faktur; mesin
pembukuan, mesin hitung, perlengkapan dikte, perlengkapan kirim surat, peralatan
terlihat (Visible applince), dan lain-lain perkantoran, perlengkapan kebersihan,
perlengkapan penggandaan, pemeliharaan dan perbaikan, penilaian peralatan dan
mesin baru.
pembukuan, mesin hitung, perlengkapan dikte, perlengkapan kirim surat, peralatan
terlihat (Visible applince), dan lain-lain perkantoran, perlengkapan kebersihan,
perlengkapan penggandaan, pemeliharaan dan perbaikan, penilaian peralatan dan
mesin baru.
6.
Perbekalan
dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis
meliputi barang-barang keperluan tulis, kertas surat, formulir, perbekalan
kebersihan, perbekalan penggandaan, penilaian perbekalan baru.
7.
Metode
Metode meliputi pengolahan bahan
keterangan, penyelidikan perkantoran,
pengukuran hasil kerja tulis, penjadwalan prosedur rutin, prosedur pembagaan
(Charting procedures), pemakaian film, analisis statistik.
pengukuran hasil kerja tulis, penjadwalan prosedur rutin, prosedur pembagaan
(Charting procedures), pemakaian film, analisis statistik.
8.
Warkat
(Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian
formulir, perancangan formulir, pelayanan surat-menyurat, pola surat, peninjauan
surat-menyurat, pusat pengetikan, (Typing rools), metode pelaporan,
penyelidikan, penyingkiran warkat (Disposal of records), pembuatan microfilm,
jadwal penyimpanan, praktek kearsipan dan penyimpanan.
9.
Kontrol
Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi
Perencanaan organisasi, pemusatan atau pemencaran pelayanan, perencanaan anggaran,
perkiraan (Forecasting), pedoman petunjuk kerja, koperensi, latihan pemindahan
tugas, analisis tugas pekerjaan, pembakuan gaji.
Namun selain yang di atas, ada dua
pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan
pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau
ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-prinsip,
rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan
masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art)
merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya
dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la
berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori
dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia
memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di
dalam melaksanakan tugasnya.
2.7.
Tugas
Dan Tanggung Jawab Staf Keuangan Kantor
Kerja menjadi Staf Keuangan
tentunya sangat mengiurkan karena bisa di bilang kerja di daerah yang basah,
tetapi disinilah tanggung jawab dan didikasi yang tinggi kita di pertaruhkan
karena kepercayaan dan kedisiplinan kita di utamakan disini.
Tugas staff administrasi dikantor
adalah membuat layanan administrasi dibawah pengawasan pimpinan/line
managernya.tugas nya (biasanya) meliputi admin, logistic, dan lainnya yang
mendukung pelaksanaan administasi berjalan lancar. tugas detailnya (admin) nya
misalnya: menjaga dan mengupdate informasi administasi mulai dari office
supply, stationaries. mempersiapkan arrangement meeting detail, absensi staff,
serta melakukan hal hal seperti surat menyurat dengan staff lainya, sedangkan
untuk tugas logistik biasanya mengawasi transport, driver, kesediaan tempat
penyimpanan dan lain lain.
Didalam kegiatan operasionalnya
secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:
1) Administrasi
Negara
2) Administrasi
Swasta (Perusahaan)
Administrasi Negara, merupakan
kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan memberikan pelayanan kepada
masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta (Perusahaan) yaitu kegiatan yang
dilakukan dalam bidang swasta atau niaga, dengan usaha mencapai tujuan yaitu
mencari keuntungan.
Diantara Administrasi Negara dan
Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan tujuannya.
Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada
Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan
negara (pemerintah).
BAB
III
PENUTUP
3.1.
Kesimpulan
Administrasi perkantoran merupakan
rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun),
mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan
(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
Diantara Administrasi Negara dan
Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan tujuannya.
Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada
Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan
negara (pemerintah).
3.2.
Saran
Saat ini ketika persaingan semakin
ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi
dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting
dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup
di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif
terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi
terus lebih baik.
DAFTAR
PUSTAKA
Soewarno Handayaningrat,
1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Gunung Agung.
Jakarta.
Soebroto, R. 1980. Pokok-pokok
Pengertian Ilmu Taha Usaha, Jakarta : Balai Pembinaan Administrasi,
Akademi Administrasi Negara
Tidak ada komentar:
Posting Komentar